Bus Center Vest A/S’ privatlivspolitik

 

1. Formål med politik

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Bus Center Vest A/S (fremadrettet Bus Center Vest, ”vi”, ”os”, ”vores”) behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og Databeskyttelsesloven (DBL).

 

2. Den korte version

Bus Center Vest ønsker at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Bus Center Vest, hvis du er kunde hos os, samarbejdspartner, leverandør, indgår låneaftale om lånebiler, besøger vores sociale medier eller hjemmeside, herunder anvender vores kontaktformular, skriver dig op til vores nyhedsbrev samt søger job hos os. Vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

 

3. Uddybning af vores konkrete behandlinger og hjemmelsgrundlag

I nedenstående skema kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.

Under skemaet har du mulighed for at læse nærmere om de specifikke behandlinger.

Behandling	Formål	Retsgrundlag	Opbevaringsperiode	Afsnit
Lånebiler Erhvervskunder	Indgåelse af låneaftale ved lånebil.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og GDPR artikel 6, stk. 1, litra c jf. BEK nr. 992 af 27/06/2022 § 4, stk. 2.	Kontaktoplysninger opbevares, så længe der er et låneforhold.   Regnskabsmateriale 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.	Afsnit 4.1
Kunder Erhvervskunde	Administrere salg eller serviceaftaler.   Anvendelse af værksteder.   Administrere bussens garanti og service.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og GDPR artikel 6, stk. 1, litra c jf. BEK nr. 2523 af 15/2/2021.	Kontaktoplysninger opbevares, så længe der er et kundeforhold.   Regnskabsmateriale 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.	Afsnit 4.2
Jobsøgende	Rekruttering.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, GDPR artikel 6, stk. 1, litra f og præambelbetragtning 48.	Ansøgere, som ikke tilbydes en stilling, opbevares i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode.   Ansøgere, der kommer i betragtning til evt. fremtidig stilling, opbevares i henhold til samtykkeerklæring.	Afsnit 4.3
Leverandører og samarbejdspartnere	Indgåelse af aftaler.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.	Kontaktoplysninger opbevares under samarbejdet.   Skriftlig korrespondance slettes løbende.   Regnskabsmateriale slettes 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.	Afsnit 4.7
Tv-overvågning	Kriminalitetsforbyggende øjemed.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra f jf. TV-overvågningsloven § 2, stk. 1, nr. 5.	30 dage efter optagelse.	Afsnit 4.10
Kontaktformular	Besvarer henvendelser.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.	5 år efter seneste kontakt.	Afsnit 4.4
Markedsføring Nyhedsbreve	Fremsendelse af nyhedsbreve, invitationer mv.	GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.	Så længe der fremsendes markedsføring.   Dokumentation for samtykke 2 år efter tilbagekaldelse af samtykke.	Afsnit 4.6

 

Du kan anvende nedenstående indholdsfortegnelse til at få et overblik over politikkens punkter:

4. Beskrivelse af databehandlingen

          4.1 Lånebiler

          4.2 Erhvervskunder

          4.3 Jobsøgende

          4.4 Cookies og hjemmesider

          4.5 Sociale medier

          4.6 Markedsføring

          4.7 Leverandører og samarbejdspartnere

          4.8 Tv-overvågning

5. Andre modtagere af personoplysninger
6. Dine rettigheder
7. Kontaktoplysninger
8. Ændringer

I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.

4.1   Lånebiler

Når du anvender en lånebil via os, behandler vi dine personoplysninger for at indgå en låneaftale. Disse omfatter navn, navn på kontaktperson, firmanavn, CVR-nummer, adresse, tlf.nr., e-mail, kørekortnummer, ejers registreringsnummer og navnet på fører af bilen.

Vi kan også have behov for at behandle legitimationsoplysninger, som pas/identitetskort, nationalitet og opholdstilladelse. Desuden skal der fremvises kørekort.

Vi behandler dine personoplysninger i medfør af GDPR artikel 6, stk. 1, litra b for at opfylde en aftale med dig og efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, jf. bekendtgørelse om udlejning af motorkøretøjer uden fører (BEK nr. 992 af 27/06/2022) § 4, stk. 2, hvis vi har en retlig forpligtelse til at behandle visse oplysninger om dig.

I forbindelse med opfyldelse af låneaftalen med dig kan vi have behov for at videregive dine personoplysninger til et forsikringsselskab eller til politiet, hvis vi har mistanke om, at der er blevet begået lovovertrædelser.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har et låneforhold med dig og i op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12, stk. 1.

 

4.2 Erhvervskunder

Såfremt du er erhvervskunde ved os, så behandler vi oplysninger for at kunne indgå en salgs- eller serviceaftale, herunder at kunne registrere bussen hos Motorstyrelsen, i forbindelse med opfyldelse af værkstedsbesøg, samt for at kunne administrere bussens garanti og service.

De oplysninger, vi behandler, omfatter typisk:

• Virksomhedens kontaktoplysninger (f.eks. kontaktperson, firmanavn, adresse, tlf.nr. og e-mail).
• Oplysninger om virksomheden (f.eks. CVR-nr., EAN-nummer, pengeinstitut, bankoplysninger, betalings- og kreditkortoplysninger).
• Busoplysninger (f.eks. registreringsnummer, stelnummer, forsikringsselskab, seneste besøg på værksted, skadeshistorik, antal kørte km, anvendelse af bussen, og om bussen er på EU-plader eller danske plader, samt forsikrings- og kaskotype).

Vi behandler oplysninger efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra b for at kunne opfylde en aftale. I forbindelse med registrering af bussen hos Motorstyrelsen behandler vi oplysninger efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra c, jf. bekendtgørelse om registrering af køretøjer (BKG nr. 2523 af 15/12/2021), da vi har en retlig forpligtelse.

Vi opbevarer oplysningerne, så længe vi har et kundeforhold, og i op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens § 12, stk.

 

4.3 Jobsøgende

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, kontaktoplysninger (såsom telefonnummer, e-mail og adresse), billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer.

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig eller oplysninger opnået via gennemførelsen af en personligheds- og færdighedstest, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen, samt videregiver dine personoplysninger til de virksomheder, som gennemfører personligheds- og færdighedstest, samt evt. til et rekrutteringsfirma.

Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden med henblik på evt. fremtidig stilling, indhenter vi dit samtykke.

Oplysninger om ansøgere, som ikke er tilbudt en stilling, opbevares i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode.

Hvis du bliver ansat ved Bus Center Vest vil dine oplysninger blive overført til din personalesag ved Autohuset Vestergaard A/S, Personvogne [CVR. nr. 18930579], idet HR-afdelingen er placeret i denne juridiske enhed i koncernen. Overførslen af oplysningerne sker i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, jf. præambelbetragtning 48, idet en dataansvarlig, der indgår i en koncern, kan have en legitim interesse i at videregive personoplysningen indenfor koncernen til interne administrative formål.

 

4.4 Cookies og hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udseende og brugeroplevelse samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger, som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om brug af cookies i vores cookiedeklaration, som du finder sammen med vores cookiebanner på hjemmesiden.

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Facebook og LinkedIn.

 

Kontaktformular

Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformular. Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger, som vi behandler, er navn, e-mail og telefonnummer.

Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.  

De oplysninger, vi behandler via vores kontaktformular, slettes løbende og senest 5 år efter seneste kontakt.

 

4.5 Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook og LinkedIn, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi uundgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier, vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Facebooks behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.
• Du kan læse mere om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læse mere om offentlige områder her.

4.6 Markedsføring

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra a til f.eks. at modtage nyhedsbreve om tilbud og nye produkter. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om kontaktperson, firmanavn, adresse og e-mail.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at sende en e-mail til amir.ramic@autohuset-vestergaard.dk eller ringe til +45 76 32 23 18.

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum.

 

4.7 Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, CVR-nummer, telefonnummer, e-mail, adresse og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontaktoplysninger, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger, som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven, opbevares i 5 år fra det regnskabsår, materialet vedrører.

 

4.8 TV-overvågning

Når du besøger vores filial, kan der forekomme tv-overvågning, idet vi har opsat kameraer på områder, der ikke anvendes til almindelig færdsel, såsom vores parkeringspladser, indgange til vores filial samt ved receptionerne, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, jf. TV-overvågningsloven § 2, stk. 1, nr. 5.

Ved skiltning eller på anden tydelig måde giver vi oplysninger om, at der foretages tv-overvågning, jf. tv-overvågningsloven § 3.

TV-overvågningen slettes som udgangspunkt senest 30 dage efter, at de er optaget, jf. TV- overvågningsloven § 4 c, stk. 4.

Vi videregiver kun TV-overvågningsoptagelser optaget i kriminalitetsforebyggende øjemed, hvis du har givet dit udtrykkelige samtykke, hvis videregivelsen følger lov, eller hvis videregivelsen sker til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed, jf. tv-overvågningsloven § 4 c.

 

5. Andre modtagere af personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen, eller hvis vi har en retlig forpligtelse.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag, enten EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses. Ved anvendelse af Standard Contractual Clauses foretages der altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger.

 

6. Dine rettigheder

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

 

7. Kontaktoplysninger

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Bus Center Vest A/S
CVR.nr.: 14 04 69 92
Kokmose 7, 6000 Kolding
E-mail: niels.tange@autohuset-vestergaard.dk
Telefon: +45 76 32 23 18

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os på niels.tange@autohuset-vestergaard.dk eller på telefon +45 76 32 23 18.

 

8. Ændringer

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

Denne privatlivspolitik er senest ændret d. 22.11.2024.